¿Qué problemas deben solventar las clínicas dentales para conseguir una perfecta gestión de todo su personal? ¿Cuáles son los métodos más eficaces para alcanzar esta meta? Si tienes estas preguntas a la hora de gestionar el personal de tu clínica, te damos respuesta a continuación.
Mantener un correcto y eficiente control de la gestión de una clínica dental es una tarea poliédrica que abarca diversos frentes: aspectos médicos, económicos, logísticos, de marketing, atención al cliente, etc.
Para satisfacer todas las exigencias que plantea cada uno de estos aspectos, el factor humano es clave, por lo que las políticas de recursos humanos y la gestión de equipos deben ser prioritarios si queremos ofrecer a los pacientes un servicio excelente que consiga fidelizarlos.
Principales problemas en la gestión de equipos en clínicas dentales y sus soluciones
Normalmente, las clínicas dentales cuya gestión de equipos es deficiente suelen mostrar carencias muy comunes relacionadas con la mala comunicación entre el personal, con la escasez de tiempo para realizar de la mejor manera posible su trabajo o la falta de protocolos establecidos y de una planificación clara con los objetivos a cumplir.
Estos graves defectos pueden agruparse en lo que definimos como los 4 círculos viciosos en recursos humanos de las clínicas dentales, estos son:
1.- Áreas
Una clínica dental suele dividirse en 3 áreas bien delimitadas (gabinete, recepción y dirección). Es habitual ver en algunas clínicas como el auxiliar sale del gabinete a atender la recepción ataviado con mascarilla e incluso guantes. Esto da mala imagen de cara al público, no es aconsejable desde el punto de vista de la salubridad y manifiesta un incorrecto desarrollo de sus funciones.
¿Cómo podemos evitar que en un futuro no se den estas situaciones en nuestra clínica? La forma más eficaz es realizando al detalle un planning en el que quede definido claramente por áreas el personal que trabaja en cada una de ellas, procurando que cada trabajador no realice demasiadas tareas en diversas áreas. Este planning también debería incluir los costes asociados a esta estructura organizativa.
2.- Tareas
El siguiente círculo vicioso está relacionado con la falta de concreción en el momento de definir los puestos de trabajo. Es el momento de establecer las funciones asociadas a cada puesto. Para ello tendremos que dividir las tareas en genéricas y específicas:
- Tareas genéricas son aquellas que pueden ejecutar cualquier miembro del equipo, como introducir datos en el sistema.
- Las tareas específicas son más concretas y no todos los empleados están cualificados para ellas. Un ejemplo de tarea específica sería esterilizar los materiales o realizar pedidos de ortodoncia.
Al igual que ocurre con las tareas, las competencias que implican a cada área y persona también se dividen en generales y específicas. Una competencia general podría ser la atención al cliente, mientras que una específica puede ser el dominio de un programa concreto de ofimática.
3.- Cualificación del personal
En muchas empresas, entre las que se incluyen las clínicas dentales, se tiene la costumbre de contratar a sus trabajadores por recomendaciones, parentesco o algún otro modo de contacto personal directo o indirecto. Este método hace que se cuente con personal que no está en muchas ocasiones todo lo cualificado que debería.
Una forma de eliminar este defecto sería crear fichas que describan detalladamente los diferentes puestos de trabajo, cada uno con sus respectivas tareas y competencias. Así, cuando se realice la búsqueda de un candidato y su correspondiente entrevista, sería conveniente tener esta ficha por delante.
4.- Control
Establecer medidas que permitan monitorizar todo lo que ocurre en la clínica hará que se tomen decisiones de gestión más certeras y nos evitará problemas como la falta de rendimiento y la desmotivación del personal.
Para romper este último círculo vicioso se debe hacer una planificación de objetivos organizada en función de los diferentes puestos de trabajo que hemos plasmado en las fichas comentadas anteriormente.
Beneficios de una adecuada gestión de recursos humanos en clínicas dentales
¿Para qué nos sirve deshacernos de estos malos hábitos? ¿Qué conseguimos con ello? Está claro que tomar todas las medidas descritas anteriormente acarrean un importante esfuerzo por parte de todos. Tampoco debemos olvidar que estamos hablando de profesionales con una elevada carga de trabajo a los que estas acciones les supone un considerable esfuerzo extra, así que cabe preguntarse, ¿qué ventajas surgen de todo ello?
Para empezar, tener un control de todo lo que ocurre en la clínica nos va a permitir optimizar los recursos. Esta mejora funcional va a materializarse en una reducción de gastos, un mejor servicio que atraerá a más clientes y, por tanto, más ingresos. La combinación de estos factores hará incrementar nuestro ROI (Retorno de Inversión).
En cuanto al factor humano, además de la satisfacción de los pacientes por la mejora de los servicios, debemos tener en consideración la comodidad de los empleados, que se encontrarán más motivados al desempeñar a la perfección acciones para las que están preparados, siendo conscientes de que su trabajo está dando sus frutos.
Como ocurre en muchas empresas, en las clínicas dentales los procesos de trabajo son mejorables, pudiendo identificar ciertos patrones relacionados con malos hábitos que se repiten en muchas de ellas. Estas costumbres viciadas pueden revertirse tomando sencillas medidas, por ello en IDEO os ofrecemos una formación completa para dar un salto cualitativo en la gestión y dirección de clínicas dentales, infórmate sobre nuestra oferta formativa. ¡Te esperamos!
