HOJA DE RUTA PARA LA SELECCIÓN Y RETENCIÓN DEL PERSONAL EN TU CLÍNICA
Sofía Solano Mendoza
Directora de Instituto de Desarrollo Odontológico Digital (IDEOD) y del Máster de Dirección y transformación de clínicas dentales de IDEOD. Experta en Recursos Humanos aplicados a la gestión de equipos de clínicas dentales.
A continuación puedes acceder al artículo publicado en la revista Maxilaris. Para visualizar el artículo en pantalla completa haz clic en el icono del cuadrado que aparece en la imagen.
FUENTE ORIGINAL DE LA PUBLICACIÓN
Revista Maxilaris – Mayo 2022 Número 268
“Todo el mundo tiene la fortuna entre las manos, como un escultor que maneja el material que transforma en una figura. Es necesario aprender y cultivar atentamente la habilidad para moldear el material y darle la forma que queramos”. Johann Wolgangs Von Goethe.
Vivimos en un mundo cada vez más exigente, donde las multinacionales demandan un personal cualificado con habilidades y competencias específicas, las cuales están alineadas con la misión, valores y estrategia de cada organización. Si nos paramos a pensar, ¿por qué no hacemos esto mismo en el sector de las clínicas dentales? ¿Tenemos establecidos sistemas de selección según nuestras necesidades y filosofía de nuestra clínica? ¿Tenemos establecido un plan para retener el talento en nuestro equipo?
En la actualidad, cuando buscamos contratar a una nueva higienista, recepcionista o doctor en las clínicas, nos dejamos llevar por la intuición, por la recomendación de un compañero, amigo o familiar, sin importarnos si ese perfil encaja realmente con el modelo de nuestra clínica. La intuición es válida si se acompaña de otras metodologías o herramientas que nos ayuden a descubrir mejor al candidato. El escaso conocimiento sobre los empleados, sus virtudes y sus flaquezas, es una de las razones por las que en las clínicas dentales existe una alta rotación del personal, creyendo que el problema principal está en la falta de retención del talento sin más.
Pero la realidad es otra. El principal problema se encuentra en el desconocimiento por parte de la dirección de las habilidades y competencias que deben requerir para atender cada puesto de trabajo, además de la falta de un sistema de reclutamiento y selección del personal que nos ayude a valorar si el candidato encaja con nuestra misión, valores y estrategia. Si en primera instancia seleccionamos a los candidatos de manera inadecuada, ¿después cómo vamos a pretender retenerlos?
Los directivos de las clínicas, por su experiencia y compenetración con la propia actividad, son los más indicados para aportar esas bases para empezar a construir el modelo de competencias que vamos a demandar a cada puesto, así como sus tareas y responsabilidades.
Figura 1. Sistema de reclutamiento y selección de personal en consonancia con la misión, valores y estrategia de la clínica. Autor: Sofía Solano Mendoza
Cuando tenemos una nueva incorporación en la plantilla que abandona la organización antes de los tres a seis meses desde la contratación, debemos entender que el problema no está en la retención del talento sino en nuestra falta de definición de un perfil por competencias y en el sistema de selección. En cambio, si el trabajador decide irse pasados los seis meses, ahí sí que, con toda probabilidad, sea un problema de falta de motivación y retención del talento.
Por ejemplo, para ser una buena higienista no será suficiente tener el conocimiento de cómo hacer una limpieza y auxiliar al doctor sino que, además, deberá contar con las competencias necesarias para serlo: orientación al cliente, afán de logro, aprendizaje continuo, dotes de comunicación, planificación… y solo por citar algunas.
Si vamos un poco más lejos, además de ser necesario un conocimiento y unas competencias, también debemos saber encontrar un talento innato. Es importante conocer en lo que la persona es buena para así ofrecer a la clínica lo mejor de ella,para así poder asegurar su felicidad y pertenencia a la clínica. Aquí es cuando entra en juego el otro factor fundamental: la motivación.
Figura 2. La motivación al empleado como factor para la retención del talento. Autor: Sofía Solano Mendoza
Traigo aquí una reflexión de Martha Alles –una de las escritoras más importantes sobre Recursos Humanos– sobre la ubicación de una persona en un puesto de trabajo y su relación con la motivación: “Si una persona se siente “bien” o, eventualmente, “no tan bien” con las tareas que realiza, este será un factor que incidirá de manera directa sobre su mayor o menor motivación en relación de su trabajo.”
Es verdad que en todos los trabajos hay tareas que te gustan más que otras, esto suele pasar porque hay tareas que se nos hacen más tediosas o pesadas, soliendo ser aquellas, precisamente, en las que tú sabes que no eres tan bueno. Por eso, otro factor importante para la motivación es la formación del personal. Por ejemplo, si le pides a una recepcionista que te haga todos los meses un Excel con los informes de los estados de presupuesto y ésta tiene un conocimiento en Excel bajo, es normal que para ella sea una tarea desmotivadora.
Es falso el mito de la motivación económica para retener el talento. El factor económico es un sistema motivacional cortoplacista. La remuneración puede ser un condicionante de peso en el momento de la elección de un postulante pero, cuando se trata de un empleado fijo en plantilla, obsequiar con un plus económico no es lo aconsejable ya que está demostrado que esta motivación dura el corto plazo de un mes, a no ser que hayamos elaborado un plan de evolución del personal, el cual refleja sus tareas, su responsabilidad y su evolución económica según ciertos logros.
“Ubicar en cada puesto a la persona que tiene las mejores capacidades para llevar adelante las tareas respectivas es bueno para la clínica y también para la persona que desempeñará dicho puesto. Esto hará que su implicación y motivación incremente.”
Hoja de ruta para hacer una buena selección y retener el talento.
La selección del personal es un tema vivo, es una cuestión del pasado, presente y futuro que ha evolucionado con el tiempo. Tener a una higienista cualificada y valiosa para el puesto empieza por determinar sus tareas, responsabilidades y competencias que vamos a demandar para el puesto.
Para ejecutar una selección de personal con éxito es necesario seguir una serie de pasos.
Figura 3. Hoja de ruta para la selección y retención del personal de la clínica dental. Autor: Sofía Solano Mendoza
Paso 1. Necesidad de contratación: Se detecta la necesidad de una nueva contratación, ya sea para cubrir una vacante o bien porque estamos creciendo y necesitamos aumentar los recursos humanos para atender nuestra demanda.
Paso 2. Descripción del puesto: Si la clínica cuenta con la descripción del puesto de trabajo, se deberá basar la búsqueda en este perfil. De no tener dicha documentación, tendremos que recabar toda la información necesaria antes de realizar la entrevista para saber qué características queremos detectar en el posible candidato. Este documento también deberá contener el horario, tipo de contratación y sueldo.
Paso 3. Elecciones de fuentes de reclutamiento: Podemos recurrir a la opción más antigua que es publicar un anuncio en el colegio de odontólogos de nuestra zona, hasta reclutamiento 2.0 y la contratación de una empresa de selección.
Paso 4. Recepción de CV: Según la vía que se haya escogido, se recibirán CVs de personas interesadas en la vacante.
Paso 5. Primer filtro: Esto implica la lectura de los currículums o el uso de filtros en el caso de la selección a través de aplicaciones online. El objetivo de este paso es reconocer a los postulantes que se ajusten a nuestra necesidades requeridas, e ir desechando aquellos que no cumplen las características.
Paso 6. Segundo filtro: El segundo filtro se aplica para descartar candidatos de nuestro primer filtro. Esto lo haremos mediante la solicitud al postulante un video de presentación. Solo pasan a la fase de la entrevista aquellas personas cuyo video te haya llamado la atención, que te haya parecido preparado, organizado en estructura y haya tenido un contenido de interés.
Paso 7. Entrevista: Los objetivos de la entrevista son varios, desde conocer mejor al candidato, hasta presentar al postulante el puesto que se desea cubrir, y evaluar y analizar si esta persona se ajusta a nuestras necesidades y competencias exigidas. Para ello tendremos que elegir las diversas herramientas que vamos a usar para indagar tanto en la personalidad, como en su conocimiento de la materia y habilidades técnicas.
- Evaluación de la personalidad con la herramienta del Eneagrama.
- Evaluación de las competencias con la Evaluación 90º.
- Evaluación técnica con el director médico. Es el momento de invitar a la entrevista al doctor que trabajará con el candidato que cubra el puesto para que evalúe su conocimiento y capacidad técnica.
Paso 8. Prueba en clínica: El candidato deberá hacer unas prácticas de tres días a una semana, remuneradas y dadas de alta en la seguridad social. Esto nos permitirá comprobar sus destrezas y adaptación al medio.
Paso 9. Comparación del candidato: De las personas aspirantes al puesto que hayan superado las pruebas con éxito, tendremos que hacer un informe con sus fortalezas y debilidades y finalmente compararlos entre ellos.
Paso 10. Debate interno con el director médico: Una vez tenemos la comparativa, nos reunimos con el doctor y contrastamos con él los informes hechos previamente para tomar la decisión de cuál es el mejor candidato para el puesto.
Paso 11. Selección del finalista: Debemos definir la forma en la que le vamos a dar la bienvenida a la clínica: le podemos entregar un dossier que recoge la normativa de la clínica, su descripción de puesto de trabajo, tareas y protocolos.
Paso 12. Negociación: En el caso de contratación repasamos con el candidato sus condiciones laborales, tales como horarios, sueldo, días de vacaciones y le explicamos la política de empresa, la cual debe contener cómo hay que proceder para la solicitud de vacaciones, bajas, etc, entre otras muchas cosas.
“La negociación no es una ciencia sino un arte, en el que los sentimientos son tan importantes como el intelecto” Nicolás Chauvat
Paso 13. Contratación: En el caso de ser un régimen general, se hará un contrato indefinido con un periodo de prueba de seis meses.
Paso 14. Análisis de desempeño a los 5 meses: Antes de que finalice el periodo de prueba del empleado, tendremos que valorar si ha cumplido las expectativas que teníamos al hacer la contratación y su nivel de satisfacción en la clínica.
Paso 15: Retención del talento: Si finalmente ambas partes estamos satisfechas tras el periodo de prueba y la relación laboral supera el año, haremos una proyección de su crecimiento según su implicación, objetivos y responsabilidades. A mayor implicación, responsabilidad y cumplimientos de objetivos mayor gratificación económica.
Paralelamente llevaremos a cabo un trabajo de fondo en mejorar aquellas competencias que veamos que están por debajo de lo requerido pero que, con trabajo y acompañamiento, conseguiremos darle la forma que queremos.
Todos los pasos mencionados anteriormente son correlativos y no puede existir uno sin el otro para obtener un buen resultado en la selección.
En conclusión, el director de la clínica es ese escultor que da forma a su figura idílica en base a “una musa”, la clínica. Trabajando con herramientas adecuadas, como es la correcta descripción de los puestos de trabajo, hará realidad la captación de esa persona que irá moldeando con el paso del tiempo hasta convertirla en su figura idílica, puliendo sus competencias hasta llegar a la forma que necesitamos para mejorar y llevar a la excelencia a nuestro equipo de trabajo y, por ende, a nuestra clínica. Poniendo en valor el objetivo y finalidad de todo el proceso, que es conseguir que nuestros empleados estén motivados y felices dentro de la empresa, conseguiremos desarrollar entre nuestro equipo el sentimiento de pertenencia, ese factor crucial que concluye en la anhelada retención del talento en nuestras clínicas.
“La verdadera felicidad no se conjuga con el verbo tener ni con el verbo ser, sino con el verbo entregar: entregar felicidad, entregar el alma y renacer transformado, recuperar el encanto y acoger a los demás en uno mismo” Vincent Cespedes.
Si te interesa aprender más sobre cómo desarrollar planes de crecimiento para las personas de tu equipo, tenemos una cita en Málaga, en los simposios de SEPA Gestión.
