Sofía Solano
Gestora del sector odontológico, formativo y digital. Directora de Instituto IDEOD y del Máster de Dirección y transformación de clínicas dentales. Directora de Coinsol Dental. En su día a día lidera a más de 50 personas, optimizando los procesos y resultados en cada una de las empresas. Experta en procesos, protocolos, RRHH y su digitalización en las clínicas dentales. Conferenciante siempre orientada al desarrollo personal y profesional de las personas.
A continuación puedes acceder la entrevista publicada en la revista Gaceta Dental. Para visualizar el artículo en pantalla completa haz clic en el icono del cuadrado que aparece en la imagen.
FUENTE ORIGINAL DE LA PUBLICACIÓN
REVISTA GACETA DENTAL - SEPTIEMBRE Número 359
Incesantemente escuchamos hablar de transformación digital. En los últimos años las clínicas dentales han ido incorporando diferentes tecnologías según la industria se la ha ido brindando, sin tener previamente unos objetivos y una planificación estratégica para su implementación.
La gran mayoría de estas tecnologías (escáner intraoral, diseño de sonrisa, impresión 3D, etc.) adquiridas por las clínicas han estado dirigidas a la optimización de procesos clínicos. Pero, ¿qué pasa con los procesos estratégicos de dirección, administración, mejora y control, que son fundamentales para tener una clínica optimizada que permita tener un correcto funcionamiento tanto en el área clínica como el área de la dirección? Sin estos procesos del área de dirección es imposible llevar a cabo con éxito una transformación digital completa en la clínica. Antes de embarcarnos en el mundo de la digitalización debemos tener perfectamente estructurada, organizada y protocolizada nuestra clínica, para así poder detectar las necesidades que nos llevarán a mejorar y automatizar procesos a través de la digitalización.
¿Cuánto tiempo has tenido la impresora 3D o el escáner intraoral cogiendo polvo hasta que por fin te lanzaste a utilizarlo?
Proporcionar al equipo habilidades y herramientas digitales
Es importante que no nos precipitemos con la incorporación de tecnología o soluciones digitales en la clínica, esto es algo que no se puede hacer a lo loco, se trata de elegir las soluciones tecnológicas que más se adapten a las necesidades a cubrir en cada área con la finalidad de optimizar los procesos tanto clínicos como de dirección. Por ello es necesario hacer un análisis de los procesos de nuestra clínica, detectar sus puntos débiles y en cuáles de ellos la tecnología nos puede ayudar. Por ejemplo, en los procesos de captación de clientes podemos implementar CRM ́S que nos ayuden a medir la conversión de nuestra inversión en publicidad ya que, si está conectado con la recepción, se puede cruzar la información de las primeras visitas, automatizar informes mensuales y saber si la inversión ha tenido retorno.
Para implementar en la clínica cualquier tipo de herramienta tecnológica es necesario tener un presupuesto de inversión anual, así como un plan de implementación de cada herramienta con sus tiempos definidos para así, llegado el momento de la puesta en marcha, gestionar la formación del equipo y empezar a usarla desde el primer momento. A este respecto, hay dos maneras de catalogar esta adquisición de habilidades:
- Reskilling: la inversión destinada a que la plantilla se recicle y adquiera conocimientos en materia tecnológica.
- Upskilling: el aprendizaje a la carta para que los empleados adquieran todas las competencias necesarias para aumentar su aportación a la empresa.
De nada sirve que invirtamos mucho dinero en tecnología puntera, si luego no invertimos en formación cualificada, por ende, una vez adquirida el usuario tarda mucho en ponerla en marcha, generando esto una pérdida de tiempo y de dinero. Todas las tecnologías tienen su curva de aprendizaje, pero ésta debe estar contemplada dentro del plan estratégico.
Esta inversión formativa revertirá positivamente en la empresa ya que los trabajadores se sentirán valorados consiguiendo que, de manera natural, aumente su implicación en la clínica.
Cuidar la comunicación interna
En el transcurso del proceso de transformación digital una de las cosas fundamentales es mantener una comunicación interna fluida, de manera que si el empleado tiene dudas o cualquier incidencia en el uso de esa nueva tecnología tenga un chat interno donde pueda ser atendido y la clínica esté al corriente de sus dificultades. Antes de la llegada de la nueva tecnología a la clínica el equipo debe estar informado de la nueva adquisición, la razón por la que se ha invertido en ella, como se va llevar a cabo la puesta en marcha, su formación y que objetivo se quiere conseguir.
Las herramientas de comunicación es otra tecnología que deberíamos implementar, ya que las vías de comunicación de correo electrónico o WhatsApp, se han quedado obsoletas o invaden la vida personal del empleado. Numerosas empresas de otros sectores han ido migrando a otras plataformas como Slack, Steeple y Dialenga, que la podemos tener tanto en los ordenadores dentro de gabinete, recepción o una app en el mvl que el empleado solo mirará en horario laboral o cuando considere de su interés.
El cambio de la gestión de personas y procesos con la transformación digital
A la hora de auditar las clínicas dentales de nuestros alumnos en el Máster de Dirección y Transformación de Clínicas Dentales de Instituto IDEOD, veo que las clínicas no tienen ningún sistema implantado para llevar el control de los trabajadores. Y no me refiero al control horario que como normativa es obligatorio su registro, sino a la organización y control de las tareas de cada trabajador, para así tener conocimiento diario y a tiempo real de las responsabilidades que tiene cada uno pendiente por hacer. De esta forma, cuando surgen incidencias como agendas vacías, podemos saber si la recepción lleva al día sus tareas de recalls de pacientes.
Con este tipo de herramientas de RRHH no solo podemos llevar el control de tareas, sino también el flujo de trabajo, diseño de procesos y protocolos, automatización de documentos (firma de contratos, altas, bajas, ausencias, vacaciones), herramientas de evaluaciones de desempeño, control horario y un sinfín de posibilidades más.
También tenemos otro tipo de plataformas como pueden ser Infojobs o Job&Talent que nos ayudan a encontrar al candidato adecuado para cubrir puestos vacantes. Haciendo que optimicemos el tiempo de búsqueda de CV que se ajusten a nuestra necesidades.
Aparte de las herramientas ya mencionadas, la tecnología crece a pasos agigantados y en este momento se están desarrollando herramientas que cambiarán la forma de gestionar a nuestro equipo como la utilización de Big Data para captar y retener al talento, robotización para automatización de tareas repetitivas e inteligencia artificial para predecir el comportamiento de nuestros empleados.
Big data para captar y retener el talento
El análisis de recursos humanos garantiza el uso inteligente de todos los datos, lo que permite a los directores de las clínicas tomar decisiones más razonadas. Gracias al constante desarrollo, los beneficios que trae nunca dejan de aumentar. ¿Qué puede hacer el Big Data para gestionar personas?
- Las clínicas dentales pueden gestionar los currículums de forma más rápida y eficaz con la ayuda del software de adquisición de talento. De esta manera, a las clínicas que, por ejemplo, no cuentan con un director específico y es el propio doctor quien se tiene que dedicar tanto a tratar pacientes como a entrevistar candidatos, este tipo de herramientas les servirá no solo para colgar un anuncio, sino también para filtrar automáticamente los candidatos que se ajustan más a las características demandas por la clínica. Esto da como resultado decisiones de contratación más eficientes en el tiempo.
- La información obtenida gracias a cruzar datos de nuestro programa de gestión y el software de RRHH nos permitirá anticiparnos y comprender cuándo se prevé el crecimiento o si, por lo contrario, necesitamos hacer recortes. De esta forma, las organizaciones pueden planificar las futuras contrataciones o despidos.
- Los paneles presentan datos en tiempo real y hacen predicciones sobre tendencias futuras utilizando datos históricos.
- Al detectar patrones, esta tecnología puede prever problemas potenciales.
- Dado que todos nuestros empleados estarán involucrados y controlarán en tiempo real los procesos, estos son más transparentes.
Aún mejor, el uso efectivo de Big Data puede aumentar el compromiso de los empleados. ¿De qué forma? Dando recompensas a aquellos que son más productivos o, por ejemplo, prever posibles problemas dentro de la plantilla para que no empeoren. Esto mejora el lugar de trabajo y ayuda a retener el talento en el personal.
La robótica en la gestión de recursos humanos.
Con las soluciones RPA (Robotic Process Automation), se pueden extraer muchos datos y volcarlos en otros sistemas. El software robótico automatiza las tareas manuales y monótonas en la gestión, así como en las tareas administrativas de la oficina principal, como la preparación de la nómina, la confirmación de citas, cuestionarios de satisfacción, el check-in y check-out del paciente, procesos de marketing como publicaciones de RRSS, SEO, SEM, email marketing, etc.
Otras aplicaciones de la robótica incluyen informes, capacitación y procedimientos de selección. El futuro se encontrará en la combinación de herramientas RPA con tecnologías NLP, OCR y chatbot.
Inteligencia Artificial
Este 2023 ha sido el año de la Inteligencia Artificial (AI), y lo que vemos que puede hacer a día de hoy es solo el principio. Gracias a IA dentro de los RRHH podremos analizar, determinar y pronosticar el comportamiento de los empleados, haciendo que el director de una clínica pueda anticiparse al máximo a lo que pueda ocurrir, minimizando así la insatisfacción y la rotación de los empleados dentro de una clínica.
Como consecuencia de lo expuesto, si queremos tener una clínica digitalizada 360૦ no solo nos podemos enfocar en los procesos clínicos sino todo lo que involucra a la gestión y la administración de la clínica pasando por la dirección, la recepción, gabinetes y los RRHH.
Para concluir os dejo un pequeño resumen de las herramientas que podemos implementar en nuestra clínica:
Herramientas de gestión para Recursos humanos
- E-Learning. Al comienzo de este artículo comentábamos de invertir en formación para el equipo. Tenemos plataformas específicas para la implementación en clínicas dentales como puede ser Dental Data Academy para la gestión de la clínica, o bien Inspiria Dental para procesos clínicos.
- Gestión de personal. Hay muchas plataformas disponibles en el mercado que permiten el control de tiempo, monitoreo de vacaciones y control de tareas; si bien no están hechos a la medida de nuestra industria, son completamente adaptables a nuestras necesidades. Tienes Holded, Factorial, Bizneo HR o Sesame Time, entre otros.
- Firma digital. Para firmar un documento hoy, ya no es necesario imprimirlo. A través de un software como Docusign, puede completarlo electrónicamente.
- Comunicación interna. Las redes sociales internas hacen posible una comunicación de equipo más interactiva. Puedes empezar probando con Slack, Steeple y Dialeng
- Herramientas de control. Para poder llevar un buen control de la clínica es necesario conocer datos concretos y profundos de tu clínica como pueden ser los gastos y ventas, la desviación de costes, la aceptación de presupuesto, la ociosidad de tu clínica, la productividad de los odontólogos, la rentabilidad de las especialidades, la eficiencia de tus citas, etc. Conocer esta información de tu clínica es el primer paso para poder empezar a digitalizar tu clínica, sin esto es imposible poder tomar decisiones. La herramienta que te recomiendo para ello es Analytic App de Dental Data.
- Contratación. Para hacer este proceso mucho más ágil debemos usar herramientas que usan Big Data. Esto es algo que todavía está en desarrollo, pero mientras esta solución llega a puerto, podemos usar herramientas como InfoJobs y Job&Talent.
“Los líderes nunca pueden ser cerrados de mente. Deben llegar a trabajar todos los días buscando una mejor manera de hacer las cosas. No pueden tener miedo a admitir sus errores. Deben estar dispuestos a cambiar de curso cuando las circunstancias cambian” Jack Welch
ATRÉVETE AL CAMBIO, NO TE QUEDES ATRÁS.
