Etapa 1: Disponer de un almacén de datos digitalizados único, estructurado y objetivo

Es decir, tener los datos de nuestra clínica perfectamente ordenados, en un solo lugar, accesible para cada perfil de trabajador o colaborador y que reflejen la realidad de lo que está ocurriendo (información objetiva, no viciada). Una praxis habitual es encontrar clínicas que utilizan diversas fuentes en el registro de información, ya sea porque el sistema habitual (no supervisado) sea, por ejemplo, “apuntar en una libreta” las citas reales del dia, o porque utilicen una tabla excel para llevar un seguimiento personal de los presupuestos ya que el módulo de presupuesto de su software de gestión no se ajusta a sus necesidades. Este es uno de los grandes problemas del sistema de almacenamiento de datos de una clínica y suele estar provocado por:

• Carente interés de la persona responsable en mejorar su sistema actual de registro.
• Rechazo al uso de tecnologías de gestión.
• Falta de habilidades digitales o formación específica.
• Modelos personalizados de control creados por el responsable (comercial/recepción)
• No existe un protocolo operativo por área que determine cómo debe registrarse la información.
• Baja supervisión por parte de la propiedad o dirección de la clínica.

En la mayoría de las situaciones el responsable último es el propietario, que es quien debe preocuparse del buen hacer. Por tanto, disponer de un adecuado almacenamiento digital de los datos es responsabilidad primera de cada responsable de área y, en última instancia, de la dirección. De esta forma evitaremos que comiencen a formarse nichos de información que no llevan sino a la  incomunicación de nuestro equipo, a ralentizar la toma de decisiones, a funcionar como reinos de taifas, lo que degenera en el declive de toda la organización. 

Etapa 2: Establecer los objetivos del análisis

Antes de comenzar a diseñar el modelo, deberemos plantear las cuestiones a las que queremos responder con los datos almacenados. La realidad es que las clínicas, desde su dirección, habitualmente se plantean cuestiones excesivamente simplistas para la toma de decisiones por no conocer el poder de los datos que tienen almacenados (lo que yo llamo “petróleo sin refinar”), la información tan rica y precisa que puede ofrecer su adecuada combinación y el grado de conocimiento que adquieren sobre sus potencialidades y flaquezas. Las preguntas o el termómetro que la dirección utiliza de manera generalizada es:

• ¿Cuánto dinero tengo en mi caja/banco?
• ¿Cuántas primeras visitas he tenido?
• ¿He vendido más que el año pasado?

Si para este análisis de datos solo basamos las decisiones estratégicas en estas preguntas y las tratamos de completar con la información que nos ofrece nuestra asesoría fiscal/contable, nos encontraremos totalmente a la deriva. Un adecuado análisis de datos de nuestra clínica debería poder respondernos a preguntas como: 

¿Cuánto dinero he ganado y cuanto dinero tengo?

¿Cuántas oportunidades comerciales he perdido por una mala gestión comercial?

¿Cuál de mis odontólogos es más productivo?

¿Cuál es mi tratamiento estrella?

¿Qué debería potenciar comercialmente?

¿Cuál es mi capacidad máxima de ventas?

Planteando las preguntas adecuadas podremos elegir de forma precisa los datos que necesitamos para responder a todas estas cuestiones. La recomendación para iniciar a construir un modelo analítico es comenzar por preguntas sencillas, que respondan a información general de cada área de la clínica para, posteriormente, ir indagando y profundizando en cada subárea de información (desgranar los datos).

Etapa 3: Extracción y  limpieza

En esta fase, una vez respondida a las cuestiones y planteado los objetivos, estableceremos un modelo óptimo de extracción que sea en tiempo real, para lo que se deberá tener implantado un proceso ETL (Extract, Transform and Load) . Esto supone:

• Seleccionar los datos que responderán a mis objetivos y trasladarlos desde la fuente de información (mi software de gestión) hacia mi modelo Business Analytics.
• Formatear esos datos y limpiarlos si vemos que hay distorsión en la información, datos faltantes, errores o datos nulos (no siempre hay homogeneidad de datos). 

Etapa 4: La combinación: Generación de los KPIs

Una vez alojados en destino, modelamos los KPIs (extraer los atributos de los datos=petróleo refinado) Esto debe ser una simplificación de la realidad que nos ayude a entender las relaciones clave de la clínica, sus procesos críticos, etc. En definitiva,que nos ayude a entender cómo funciona nuestra clínica.  En cualquier caso, los KPIs deben servir para responder a las preguntas clave sobre el funcionamiento de la clínica. 

Los KPI o indicadores clave del negocio no son más que el conjunto de indicadores que, por su disponibilidad, fiabilidad y precisión, nos ayudan a capturar las dimensiones clave que las incógnitas planteadas han puesto de manifiesto como fundamentales para poder así valorar el adecuado funcionamiento de la clínica. Estos indicadores, cuantificables, periódicos y a poder ser de alta frecuencia, nos van a permitir hacer el seguimiento y previsión y, por consiguiente, el grado de cumplimiento o desviación respecto a los objetivos estratégicos de la clínica.

Hasta ahora los KPIs que hemos generado y que responden a las preguntas planteadas nos hablan de hechos que han ocurrido en el pasado y que nos ayudan a entender nuestro negocio. Pero, ¿y el futuro? Para ello contamos con las disciplinas ligadas a las tecnologías de la información (pilar del tratamiento de datos), así como las de uso de modelos matemáticos, estadísticos y econométricos son las que han permitido evolucionar los modelos predictivos partiendo de los KPIs prospectivos (pasado). 

Etapa 5: Enriquecimiento del Modelo Analítico: Objetivos y KPIs Predictivos

Las primeras versiones de nuestro modelo analítico deberán ir evolucionando para responder a preguntas más sofisticadas donde deberán aplicarse métodos estadísticos. Y es aquí donde tiene lugar la magia. Gracias al uso de las matemáticas/estadística y su automatización a través de tecnologías como Business Analytics, seremos capaces de aplicar modelos estadísticos con algoritmos predictivos a nuestra clínica y podremos convertirnos así en una Clínica Inteligente. Actualmente, solo existe una herramienta inteligente en el mercado dental que te asistirá en la toma de decisiones: Analytics App de www.dentaldata.es. Gracias a esta herramienta podrás responder a preguntas como:

¿Cuántos materiales tengo que comprar para cubrir mi futura producción?

¿Cuál debería ser mi objetivo de venta?

Si quiero obtener un 10% extra de beneficio, ¿cuánto debería vender? ¿Y cuántos  pacientes debería atender?

Con la producción pendiente, ¿cuánto tengo cubierto de mi objetivo mensual?

¿Cuánto voy a ganar en los próximos meses?

¿Cuáles son las acciones que debo llevar para el crecimiento comercial de mi clínica?

¿Qué perfil de pacientes me visita más? ¿Y cuáles consumen más tratamientos?

¿Cuántos pacientes debería estar atendiendo en mi clínica?

Etapa 6: Dibujar los datos o Visualización

La visualización es una representación gráfica de la información y los datos que se han extraído y modelado en las etapas anteriores mediante el uso de elementos visuales, como gráficos y mapas. La visualización de datos ofrece una manera accesible para detectar y comprender las tendencias, los valores atípicos y los patrones en los datos. Esto es fundamental para generar conocimiento sobre nuestra clínica.

Etapa 7: Desarrollar el conocimiento, alcanzar la sabidurí